内部控制制度非常重要。内部控制制度保护企业的财产。内部控制制度保证财务报告真实可靠。内部控制制度帮助企业遵守法律法规。内部控制制度提高经营效率效果。企业没有好的内部控制制度容易出现问题。企业可能丢失钱和货物。企业的账目可能出错。企业可能违反法律。企业可能浪费资源。研究具体案例能更好理解内部控制。本文分析一家公司的内部控制案例。这家公司是生产日用品的工厂。工厂规模中等。工厂有一百多名工人。工厂年销售额几千万元。

工厂以前不重视内部控制。管理层觉得内部控制麻烦。管理层认为小企业不需要复杂制度。管理层关注生产和销售。财务记录比较乱。仓库管理不严格。采购过程简单。销售环节漏洞多。工厂出现过几次损失。有一次仓库少了十箱产品。仓库管理员说不清楚原因。有一次供应商送的原料数量不足。采购员没有认真检查。有一次客户拖欠货款很久。业务员没有及时催收。老板发现问题严重。老板决定建立内部控制制度。老板聘请了一位财务经理。财务经理负责设计内部控制。

财务经理先了解工厂情况。财务经理和各部门人员谈话。财务经理查看现有流程。财务经理发现很多问题。财务经理向老板报告。老板支持财务经理改进。财务经理从几个方面建立制度。财务经理重点关注货币资金管理。货币资金容易出风险。财务经理规定所有收款必须开发票。收款当天必须存入银行。不能坐支现金。每天下班前出纳清点现金。清点结果记入现金日记账。会计每月核对银行对账单。会计编制银行存款余额调节表。财务经理审核调节表。付款需要经过审批。小额付款由部门经理批准。大额付款由老板批准。付款凭证附上合同和收货单。不同的人负责授权和付款。出纳不负责记账。会计不接触现金。这些措施保护货币资金安全。

财务经理加强存货管理。存货是工厂重要资产。存货包括原材料和产成品。以前仓库管理混乱。仓库钥匙只有保管员有。领料有时不登记。产品出库有时没记录。财务经理制定新规则。仓库安装防盗门和监控摄像头。仓库钥匙由保管员和主管共同管理。原材料入库需要验收。验收员检查数量和质量。验收合格填写入库单。入库单有送货人和验收员签名。生产部门领用材料填写领料单。领料单有车间主任批准。保管员根据领料单发货。保管员每天登记材料收发存数量。产品完工后送入成品库。质检员检查产品质量。合格产品填写入库单。销售部门发货需要提货单。提货单有销售经理批准。保管员根据提货单发货。保管员每月盘点存货。财务人员监督盘点。盘点结果报告老板。盘盈盘亏需要查明原因。责任人赔偿损失。这些措施减少存货丢失。

财务经理规范采购业务。采购业务影响成本和质量。以前采购由一个人决定。采购价格不透明。供应商选择随意。财务经理设计新流程。采购申请由使用部门提出。部门经理审核申请。重要采购由老板批准。供应商需要经过评价。评价包括价格质量和信誉。合格供应商列入名单。采购人员从名单中选择供应商。重大采购需要三家比价。采购合同明确数量价格和交货时间。货物到达后验收员验收。验收合格仓库保管员入库。验收不合格退回供应商。采购发票送到财务部。会计核对发票合同和入库单。三者一致才能付款。付款按合同约定时间。这些措施控制采购风险。

财务经理完善销售业务。销售业务产生收入和应收账款。以前业务员直接和客户谈。销售价格不固定。赊销额度没有标准。应收账款无人催收。财务经理建立新规定。销售价格由公司统一制定。价格表发给每个业务员。业务员不能擅自降价。特殊折扣需要销售经理批准。新客户需要信用调查。信用调查包括营业执照和付款历史。根据信用情况确定赊销额度。赊销额度由财务经理批准。签订销售合同。合同规定价格付款时间和违约责任。发货由仓库根据提货单执行。财务部门根据发货单开发票。会计登记销售收入和应收账款。每月财务部编制应收账款账龄表。业务员负责催收欠款。超过账期的欠款重点催收。长期欠款可能法律诉讼。这些措施加快资金回收。

财务经理建立固定资产管理制度。固定资产包括机器设备和车辆。以前固定资产登记不全。折旧计算随意。设备维护不好。财务经理要求全面盘点固定资产。每项固定资产粘贴标签。标签上有编号和名称。财务部建立固定资产卡片。卡片记录名称型号和购买日期。卡片记录原值和折旧。固定资产折旧按月计提。折旧方法保持一贯。固定资产维修需要申请。大修理由老板批准。固定资产报废需要鉴定。报废报告提交老板审批。这些措施保护固定资产完整。

财务经理强调职责分离。职责分离是内部控制核心。不能一个人包办全部流程。财务经理分配不同岗位。授权的人不执行。执行的人不记录。记录的人不保管资产。保管资产的人不核对账目。例如采购申请和批准分开。批准和采购分开。采购和验收分开。验收和付款分开。出纳和记账分开。记账和审核分开。业务和财务分开。这些分离减少错误和舞弊。

财务经理推行凭证和记录制度。所有业务必须有单据。单据连续编号。单据填写清楚准确。单据及时传递。单据妥善保管。财务人员根据单据记账。账簿设置齐全。日记账明细账总账层层控制。定期对账保证账实相符。财务经理检查凭证和记录。检查发现问题及时纠正。

财务经理建立监督机制。内部控制需要持续监督。财务经理定期检查各部门。检查制度是否执行。检查单据是否齐全。检查账目是否准确。老板也参与监督。老板每月看财务报表。老板关注重大交易。老板听取财务经理汇报。发现问题追究责任。员工违反制度受到处罚。表现好员工得到奖励。监督让制度有效运行。

新制度实行一年后效果明显。货币资金没有丢失。银行存款余额准确。存货盘点差异很小。采购价格平均下降百分之五。供应商质量提高。销售收入增长百分之十五。应收账款回收加快。坏账损失减少百分之九十。固定资产使用效率提高。员工职责明确。工作差错减少。财务报表更加可靠。税务局检查没有罚款。老板对结果满意。老板觉得内部控制值得投入。内部控制制度帮助工厂健康发展。

这个案例说明内部控制制度的作用。小企业也需要内部控制。内部控制制度根据企业情况设计。内部控制制度要简单实用。内部控制制度重点防范风险。内部控制制度需要管理层支持。内部控制制度需要员工执行。内部控制制度需要监督改进。内部控制制度不是一成不变。业务变化制度也调整。内部控制制度保障企业目标实现。