办公室工作需要知道怎么做。工作有方法。方法来自学习。学习需要看书。书里有很多人的经验。这些经验能帮助我们。

有一本书叫《办公室管理》。这本书讲办公室每天的事。办公室的事很多。接电话、收文件、发通知、安排会议、记录谈话、整理材料。书里告诉我们先做什么后做什么。事情要分轻重。重要的事马上做。不急的事放后面。电话来了要记录。记录要有本子。本子上写时间、谁打的、说什么、要做什么。这些小事很重要。小事做不好会出问题。

文件怎么收怎么发。文件是工作的依据。文件不能乱放。文件要有盒子。不同的文件放不同的盒子。盒子上贴标签。标签上写字。找文件的时候一看就知道。发文件要登记。登记本上写哪天发的、发给谁、什么内容。这样以后能查到。文件不能随便给人看。有些文件是秘密。秘密文件要锁起来。钥匙要保管好。

安排会议不容易。会议前要想好时间、地点、谁参加、说什么。时间要大家都有空。地点要够大。参加的人要通知到。通知要早发。早发大家能准备。开会前要检查椅子、桌子、话筒、投影仪。这些东西坏了会议开不好。开会的时候要有人记录。记录要准确。记下谁说了什么、决定做什么。会议开完了要发会议记录。会议记录让大家知道要做什么。

办公室的东西要管好。笔、纸、本子、订书机、回形针。这些东西虽然小，但没有不行。东西要放在固定的地方。用完了放回去。这样下次好找。东西快用完了要早点买。不要等到没有了才买。买东西要比较价格。同样的东西买便宜的。但要保证质量。质量太差用不久反而浪费钱。

办公室的人要团结。大家在一起工作要互相帮助。你帮我我帮你。工作就好做。说话要客气。有事好好说。不要吵架。意见不同可以讨论。讨论的时候对事不对人。工作有成绩是大家的。工作有问题一起想办法。领导安排的事要认真做。做完要告诉领导。做不了也要早点说。不要等到最后才说做不完。

办公室要注意安全。下班要关灯、关空调、关窗户、锁门。电脑要关掉。电插座要拔掉。防火很重要。抽烟要到外面。不要乱扔烟头。楼道不要放东西。放东西会堵路。万一有事大家跑不出去。重要的东西要备份。文件在电脑里也要在U盘里存一份。电脑坏了文件还在。

有一本书叫《有效沟通》。办公室工作离不开说话和写字。说话要清楚。慢慢说，说短句。别人好明白。写字要工整。最好打印出来。打印的字清楚。写邮件要写主题。主题让人知道是什么事。邮件要简单。一段说一件事。重要的事用粗体字标出来。别人一看就注意。打电话要先说自己是哪里的。问对方有没有时间听。有时间再说事情。说完事情重复一遍。确保对方听懂了。

时间怎么用是个问题。事情太多做不完。要会安排时间。每天早上一来就想今天做什么。列一个单子。最重要的事标上星号。先做标星号的事。做完一件划掉一件。划掉的时候很高兴。中间有人来找，如果不是急事，请他等一等。做完手里的事再帮他。不要什么事都马上做。那样自己的事永远做不完。但领导的事要马上做。领导的事通常重要。

还有一本书叫《公文写作手册》。办公室经常要写东西。写通知、写报告、写总结。写这些东西有格式。格式不能错。通知要写时间、地点、事情、要求。报告要写清楚做了什么、有什么问题、下一步怎么办。总结要写成绩、写不足、写改进。写字要用大家都懂的话。不要用难懂的词。句子要短。一段不要太长。写完了自己读一遍。读着不顺就改。改到顺为止。数字要准确。名字要对。日期要写全。

办公室工作要细心。细心才能不出错。数字多算几遍。名字多对几遍。日期多看几遍。错了很麻烦。错了要改。改要花时间。可能耽误事情。细心是习惯。习惯慢慢养。开始慢一点不要紧。做熟了自然就快了。

这些书在图书馆能找到。书店也能买到。网上也有。看书不是看一遍就够。好的书经常看。每次看都有新收获。办公室里可以放几本常用的书。谁有问题就去翻。大家一起看。看完可以说说。说说怎么用得上。用了有什么效果。效果不好再改。

办公室工作看起来平凡。但很重要。整个单位像一台机器。办公室是螺丝钉。螺丝钉拧紧了机器才转得好。这些书教我们怎么当好螺丝钉。工作做好了，单位好了，大家都好。工作做踏实了，心里也踏实。踏实了吃饭香睡觉香。这就是工作的道理。道理不难。难在天天做。天天做就成了。成了就是本事。本事是自己的。谁都拿不走。