小公司很重要。小公司提供很多工作机会。小公司帮助经济发展。小公司有自己的问题。资金不多。人手不够。管理常常一个人说了算。这些特点影响管理。管理中的一个重要事情是内部控制。内部控制像公司的健康检查。内部控制保护公司资产。内部控制保证记录正确。内部控制帮助遵守法律。内部控制促进经营效率。小公司的内部控制常常被忽视。

小公司老板很忙。老板要联系客户。老板要管理生产。老板要发工资。老板没有时间建立复杂制度。小公司员工少。员工往往身兼数职。一个人管钱。一个人记账。一个人采购。缺少分工容易出问题。小公司重视信任。老板相信亲戚朋友。相信老员工。制度被认为不重要。信任代替不了制度。信任有风险。人会犯错。人会变化。没有制度保护信任也会消失。

小公司资源有限。请不起专门的内控人员。买不起昂贵的财务软件。用简单方法记账。用表格管理库存。这些方法有漏洞。手工记录容易写错。容易丢失。表格可能被修改。没有备份很危险。电脑坏了数据就没了。小公司目标常是生存。老板关注赚钱。关注业务增长。控制被视为成本。控制花钱花时间。老板觉得控制妨碍灵活。小公司需要快速决定。层层审批太慢。老板喜欢直接处理。这带来风险。权力太集中。决策没有监督。错误决定可能造成大损失。

内部控制有基本方法。这些方法不复杂。不花钱。小公司可以做到。第一是分工分开。管钱的人不管账。记账的人不碰钱。采购的人和验收的人分开。一个人不能包办全部流程。分工防止错误。防止欺骗。小公司人少可以想办法。老板可以定期检查现金。老板可以复核重要账目。关键事情两个人参与。

第二是留下记录。所有交易都要记录。买材料开发票。卖产品开收据。现金进出记清楚。白条不行。口头约定不可靠。记录要完整。记录要保存好。纸质记录锁起来。电子记录设密码。定期备份数据。记录可以查证。记录保护公司。记录保护员工。

第三是保护资产。现金存银行。每天收入及时送存。付款用支票或转账。减少手头现金。存货放好。仓库要锁门。进出要登记。定期清点存货。设备贴上标签。谁使用谁负责。资产损失马上查。

第四是授权批准。花钱要批准。报销要签字。价格高的采购老板决定。价格低的采购员工可以定。批准要有权限。每个人权限明确。不能超过权限做事。紧急情况可以特殊处理。事后必须补手续。

第五是核对检查。银行账单每月核对。现金账和实际现金核对。应收款定期对账。应付款确认清楚。老板自己参与核对。不核对不知道问题。问题早发现早解决。

这些方法简单实用。小公司实施有困难。老板意识是关键。老板要明白控制的好处。控制不是找麻烦。控制是帮助公司。控制避免损失。损失一笔钱可能让公司困难。控制提高效率。好记录节省时间。好分工减少混乱。控制带来信任。客户信任规范的公司。银行愿意贷款给管理好的公司。投资人喜欢有制度的公司。

员工培训有必要。员工知道制度为什么重要。员工学习正确做法。员工按制度办事。新员工要教。老员工要提醒。制度不能只靠自觉。制度要写下来。简单的流程贴在墙上。大家看得见做得到。责任落实到人。谁出问题谁负责。做得好有奖励。做得差要改正。

技术可以帮助小公司。现在有便宜的财务软件。软件帮助记账。软件自动计算。软件减少手工错误。软件设置权限。软件生成报告。云服务不贵。数据存在云端安全。电脑坏了也不怕。技术不是万能。技术要靠人用。老板要学习基本技术知识。

外部帮助可以利用。会计师事务所提供代理记账。会计师帮助建账。会计师给出建议。咨询机构提供培训。同行交流学习经验。政府有时提供免费辅导。小公司可以寻求帮助。花小钱省大钱。

特殊情况要考虑。公司快速发展时制度要跟上。业务多了管理要变。人员增加了分工要调整。制度不能一成不变。制度要适合公司情况。太复杂没用。太简单没用。找到平衡点。

公司再小也需要控制。控制就像房子的地基。地基不牢房子会倒。控制不好公司会垮。损失钱。惹官司。丢客户。问题发生了后悔来不及。预防比补救容易。每天做一点。坚持做下去。控制变成习惯。习惯成为文化。公司管理就上了正轨。

小公司有优势。反应快。调整容易。建立控制制度也不难。从小事做起。从今天做起。老板重视。员工配合。内控制度就能建立起来。制度保护公司。制度帮助公司长大。小公司也能健康长久。