应收账款是企业的资产。客户买东西没有立刻付钱。企业记录这笔钱为应收账款。企业希望尽快收回这些钱。钱收不回来企业会有损失。企业需要管理好应收账款。内部控制是企业的一套方法。这套方法保护企业的资产。这套方法保证财务记录正确。这套方法帮助企业经营有效果。内部控制对应收账款管理很重要。

企业卖出货物给客户。客户承诺三十天后付款。这笔交易产生应收账款。会计人员在账本上记录这笔钱。销售部门很高兴完成了销售。但是钱还没有到企业的银行账户。企业需要确保这笔钱能收回。客户可能忘记付款。客户可能没有钱付款。客户可能故意拖延付款。时间久了这笔钱可能变成坏账。坏账就是企业收不回来的钱。坏账造成企业的损失。企业必须防止坏账发生。企业必须加快收款速度。好的内部控制能帮助解决这些问题。

内部控制从销售开始。客户想购买企业的产品。销售人员和客户谈好条件。销售人员签订销售合同。合同写明货物数量。合同写明货物价格。合同写明付款时间。信用管理部门需要审核客户。信用管理部门调查客户的信用情况。信用管理部门查看客户过去的付款记录。信用管理部门询问其他供应商对这个客户的评价。信用管理部门决定给客户多少信用额度。信用额度是客户可以欠款的最大金额。信用管理部门决定给客户多长的付款期限。新客户可能获得较少的信用额度和较短的付款期限。老客户信用好可能获得更多的信用额度和更长的付款期限。这个步骤很重要。不检查客户信用就销售风险很大。

货物准备好要发给客户。发货部门根据销售合同安排发货。发货单需要仔细核对。发货单上的客户名称必须正确。发货单上的货物数量必须正确。发货单上的货物品种必须正确。发货部门把货物交给运输公司。运输公司把货物送给客户。客户收到货物后签收单据。签收单据证明客户收到了货物。企业保留这份签收单据的副本。这份单据是重要的凭证。客户可能说没有收到货物。客户可能说收到的货物不对。签收单据可以解决这些争议。企业需要妥善保管所有发货和签收的记录。

会计部门开始工作。会计人员根据销售合同和发货单开具发票。发票是一张正式的收款请求。发票上写明应付金额。发票上写明付款截止日期。发票及时寄送给客户。客户收到发票才知道应该付多少钱。客户才知道应该在什么日期前付款。会计人员在账本上记录这笔应收账款。记录必须准确无误。记录的客户名称必须对。记录的金额必须对。记录的日期必须对。这些记录汇总起来就是企业的应收账款清单。清单列出所有欠钱的客户。清单列出每个客户欠多少钱。清单列出每笔钱欠了多久。会计经理定期检查这份清单。

应收账款清单需要仔细分析。欠款时间是一个重要指标。刚欠的钱风险小。欠了很久的钱风险大。企业通常将欠款时间分类。欠款三十天内的是一类。欠款三十天到六十天的是另一类。欠款六十天到九十天的又是一类。欠款超过九十天的风险很大。会计人员定期编制账龄分析表。账龄分析表显示不同欠款时间的金额。管理层查看账龄分析表。管理层了解应收账款的质量。欠款时间长的金额增加是警告信号。企业需要采取措施。

收款工作是关键环节。付款截止日期到了客户没有付款。企业需要提醒客户。很多客户只是忘记付款。一封友好的提醒函件可能解决问题。企业有专门的收款人员。收款人员负责联系客户。收款人员打电话给客户。收款人员发邮件给客户。收款人员礼貌地询问付款情况。客户可能说发票没有收到。收款人员重新发送发票。客户可能说货物有问题。收款人员联系销售部门解决。客户可能说资金暂时紧张。收款人员和客户商量新的付款计划。收款人员需要良好的沟通技巧。收款人员需要耐心。收款人员需要坚持。好的收款人员能收回很多拖欠的款项。

内部控制要求分工明确。同一个人不能负责所有环节。销售人员和收款人员应该分开。销售人员负责卖出货物。收款人员负责收回货款。这样设计有原因。销售人员为了业绩可能放松信用标准。销售人员可能卖给信用不好的客户。分开职责可以避免这个问题。信用管理人员负责批准信用。会计人员负责记录账款。收款人员负责催收账款。每个人负责一部分工作。不同的人互相核对。错误容易被发现。舞弊行为容易被防止。一个人想偷钱很困难。这是内部控制的核心思想。

对账程序不可缺少。企业定期和客户对账。企业发送对账函给客户。对账函上列出该客户所有未付的款项。客户核对对账函上的内容。客户确认欠款金额是否正确。客户发现错误可以提出。双方一起纠正错误。这个程序保证企业记录和客户记录一致。对账可以早期发现错误。对账可以防止纠纷。对账函本身也是一种温和的催款提醒。

坏账处理需要规范。有些账款确实收不回来了。企业不能一直挂在账上。企业需要确认坏账损失。确认坏账有严格的标准。账款逾期很长时间。企业多次催收没有效果。客户公司已经倒闭。客户完全失去联系。符合这些标准才能确认坏账。会计人员编写坏账报告。坏账报告说明客户情况。坏账报告说明催收努力。坏账报告说明建议核销的金额。经理人员审核坏账报告。高级管理人员批准坏账核销。核销坏账需要正式的文件记录。这些记录以备税务部门检查。这些记录以备审计师检查。

内部审计人员检查整个流程。内部审计人员不负责日常操作。内部审计人员独立检查内部控制是否有效。内部审计人员查看销售合同。内部审计人员检查信用审批文件。内部审计人员核对发货记录和发票。内部审计人员分析账龄分析表。内部审计人员观察收款人员的工作。内部审计人员测试对账函是否按时发出。内部审计人员审核坏账核销文件。内部审计人员发现的问题写成报告。管理层根据报告改进工作。内部审计是内部控制的最后保障。

技术工具现在很有帮助。企业使用财务管理软件。软件记录所有销售交易。软件自动生成发票。软件自动更新应收账款清单。软件自动生成账龄分析表。软件自动提醒收款人员哪些账款逾期。软件设置客户的信用额度。超过信用额度软件自动拒绝新订单。软件生成各种管理报告。技术工具减少手工错误。技术工具提高工作效率。技术工具加强内部控制。

员工培训不能忽视。员工需要明白内部控制的重要性。员工需要知道自己的职责。信用管理人员知道如何评估客户。会计人员知道如何准确记录。收款人员知道如何有效沟通。经理人员知道如何审核批准。定期培训更新员工的知识。新员工入职必须接受培训。好的员工是内部控制系统的基础。

应收账款管理影响企业现金流。现金流是企业的血液。没有现金流企业无法支付工资。没有现金流企业无法购买原材料。没有现金流企业无法支付房租。好的内部控制加快现金收回。好的内部控制减少坏账损失。企业有更多现金用于经营。企业更健康更有竞争力。

小企业往往不重视内部控制。小企业老板自己管销售。小企业老板自己管收款。小企业没有信用审核程序。小企业没有对账程序。小企业坏账损失常常发生。小企业现金流经常紧张。学习内部控制知识对小企业很重要。简单的控制措施就能带来改善。记录每一笔销售。定期检查欠款清单。及时联系拖欠的客户。分开管理销售和收款。这些措施不需要很多成本。这些措施效果很明显。

大企业有复杂的内部控制。大企业有专门的信用部门。大企业有庞大的收款团队。大企业使用先进的软件系统。大企业有严格的审计流程。大企业仍然可能出问题。管理层必须持续重视。环境在变化。客户在变化。风险在变化。内部控制需要不断调整。适应新情况的内部控制才有效。

应收账款和内部控制紧密相连。没有内部控制应收账款就会混乱。钱收不回来账目不清。企业蒙受损失。好的内部控制保护应收账款安全。好的内部控制保证应收账款准确。好的内部控制帮助企业及时收回现金。企业管理者必须认真建立和执行这些控制措施。这是企业长期稳定经营的基本要求。