信息项目管理是一门学问。这门学问讲究方法。方法正确项目容易成功。方法错误项目容易失败。我们讨论一个具体问题。这个问题是项目范围管理。范围管理就是弄清楚要做什么。同时也要弄清楚不做什么。这件事听起来简单。做起来却很难。

很多项目一开始想法很大。大家充满热情。热情是好的。但热情可能带来麻烦。项目成员想到什么就加什么。客户今天提一个要求。明天又提一个新想法。项目范围悄悄变大。大家没有察觉。范围变大的项目就像吹气球。气球一直吹气就会爆炸。项目范围太大也会爆炸。爆炸就是项目失败。钱花光了时间用完了。东西还没有做完。大家都很沮丧。

怎么避免这种情况呢。首先要写一份文件。这份文件叫项目范围说明书。写的时候要仔细。把要做的事情一条一条写清楚。写清楚以后给客户看。客户同意就签字。签字很重要。签字表示大家想法一致。以后做事按照说明书来。说明书就是我们的地图。没有地图容易迷路。

光有说明书还不够。项目进行中会有变化。世界在变需求在变。变化是正常的。不能拒绝所有变化。我们需要一个控制变化的办法。这个办法叫变更控制流程。任何人想改东西要走流程。不能随便说改就改。流程第一步是写申请。写清楚想改什么为什么改。第二步是评估影响。改了这里对别处有什么影响。要花更多钱吗。要花更多时间吗。第三步是决定。几个人开会讨论。这个会叫变更控制委员会。他们决定同意还是拒绝。同意就改说明书。拒绝就保持原样。一切都记录下来。记录让人放心。

项目经理责任很大。他要时刻盯着范围。就像船长盯着航线。海里总有风浪。风浪就像新需求新想法。船长不能随便转向。随便转向船会翻。项目经理要坚定。该做的事情做好。不该做的事情拒绝。拒绝需要技巧。直接说不行可能伤感情。要解释原因。说清楚为什么不能做。可以告诉客户现在做这个新东西会影响原来的目标。我们可以记下你的想法。下次项目再考虑。客户通常能理解。

团队内部也要管理。程序员喜欢加功能。设计师喜欢改界面。他们追求完美。完美是好事。但可能耽误进度。项目经理要和大家沟通。告诉大家我们的边界在哪里。好东西很多不能全部做完。先做最重要的。剩下的以后再说。

范围管理做得好项目就稳定。大家知道目标在哪里。每天工作有方向。不会东做一点西做一点。资源不会浪费。时间不会浪费。项目按时完成的可能性变大。客户看到结果和当初说的一样。客户会满意。团队也有成就感。下次合作更容易。

现实中的项目很复杂。总有意想不到的事情。可能技术遇到难题。可能有人生病请假。变化总会发生。好的范围管理不是消灭变化。而是管理变化。让变化在控制之中。就像花园需要篱笆。没有篱笆杂草会长进来。篱笆不是把花园与世隔绝。篱笆是告诉花草哪里是它们生长的地方。

我们做项目就像一起走路。范围管理就是确定目的地。大家朝同一个目的地走。路上可能看到美丽的风景。风景可以欣赏但不能一直停留。记住我们要去哪里。这样最终能走到终点。终点就是项目成功。成功带来价值。价值是我们工作的意义。做好范围管理就是守护这份意义。守护需要耐心需要坚持。每一天都做好该做的事。结果自然会是好的。