行政助理每天要处理很多事务。办公室的电话经常响起。电话铃声很急促。行政助理立刻拿起听筒。对方需要预约会议时间。行政助理翻开记事本。记事本上写满了字。行政助理仔细查看空档。下午两点有个空位。行政助理将信息记录下来。预约人的名字要写对。会议主题不能遗漏。联系电话必须准确。这些细节都很重要。记错一点就会带来麻烦。

电脑屏幕一直亮着。屏幕上有很多文件夹。行政助理打开一个表格。表格里是员工通讯录。新同事今天来报到。行政助理要准备工牌。打印机发出嗡嗡声。白纸进去工牌出来。工牌上要贴照片。照片来自电子档。行政助理调整图片大小。图片必须清晰端正。打印好的工牌放进塑封膜。塑封机加热压紧。工牌变得硬挺耐用。绳子穿过工牌上方的小孔。新同事可以挂在脖子上。

会议室需要打扫。上午的会议刚结束。纸杯散落在桌子上。白板上写满了字。行政助理推开会议室的门。先将窗户打开通风。废纸扔进垃圾桶。纸杯收集起来处理。桌子用抹布擦干净。抹布是湿的。桌面上有水迹。再换干抹布擦一遍。白板上的字用板擦清除。板擦留下白色的粉末。行政助理小心拍打板擦。粉末不能弄脏地板。椅子摆放整齐。每把椅子都要对齐。投影仪的遥控器在桌子下面。行政助理弯腰捡起来。遥控器放回抽屉里。抽屉里东西很多。遥控器有固定位置。

经理有文件需要复印。文件有二十页厚。复印机在办公室角落。行政助理将文件放在进纸器上。设置复印份数为十份。按下开始按钮。复印机发出运转声。纸张一页页吐出。行政助理站在旁边等待。复印好的文件很烫。需要稍微晾一下。然后整理顺序。顺序不能乱。用订书机装订。订书钉咬合文件边缘。文件变得整齐。行政助理拿着文件走向经理办公室。敲门要轻。得到允许才能进入。文件放在经理桌上。经理点点头。行政助理转身离开。

办公用品快用完了。便签纸只剩三本。黑色水笔还有一盒。文件夹需要补充。行政助理打开库存柜。柜子里有各种物品。清点数量要做记录。记录本上写着上次的数目。这次清点要对比。便签纸少了很多。水笔消耗正常。文件夹不够用了。行政助理坐下来制作采购清单。清单要列清楚物品名称。数量要写准确。规格不能错。A4文件夹和A3文件夹不一样。水笔要针管头的。便签纸要黄色的。清单做好后发给采购部门。采购部门会去购买。行政助理需要跟进进度。

员工出差要订票。销售部的小张下周去广州。小张发来邮件。邮件里有出发日期。还有身份证号码。行政助理打开订票网站。网站页面很复杂。输入出发城市和到达城市。选择时间。时间要合适。不能太早。太早赶不上。不能太晚。太晚耽误事。选择合适的航班。航班价格不一样。经济舱就可以。选好航班后填写乘客信息。姓名和身份证必须仔细核对。一个字母都不能错。然后支付费用。公司有专用账户。支付成功后行程单发到邮箱。行政助理打印出行程单。行程单交给小张。小张凭行程单登机。

快递员每天下午来收件。今天有三份快递要寄。一份是合同。合同很重要。必须用信封密封好。一份是样品。样品容易碎。要用泡泡纸包裹。一份是文件。文件是普通件。用文件袋装就行。行政助理填写快递单。收件人的地址很长。要一笔一画写清楚。电话号码写两遍。检查一遍有没有错误。快递单贴到包裹上。贴牢固。不能脱落。快递员来了。行政助理将包裹交给快递员。快递员扫描单号。扫描枪发出嘀声。行政助理留下底单。底单放在固定文件夹里。以后查询用得着。

办公室的绿植需要浇水。绿植放在窗台上。叶子有点蔫。行政助理拿起喷壶。喷壶里装满水。细细的水雾洒在叶子上。叶子变得湿润。土壤也要浇水。水不能太多。太多会烂根。浇完水后清洗喷壶。喷壶放回水池下面。还有几盆多肉植物。多肉不需要经常浇水。行政助理只是看看。多肉的土壤还是湿的。不用管它。

突然有人找经理。经理正在开会。行政助理要接待来访者。来访者坐在接待区。行政助理端来一杯水。水是温的。纸杯握在手里很稳。来访者点点头。行政助理询问来访事由。来访者想谈合作。行政助理告知经理的日程。经理大概半小时后有空。来访者可以等待。行政助理拿来一些杂志。杂志放在茶几上。来访者可以翻阅。行政助理继续做自己的事。眼睛不时看看来访者。来访者需要帮助就马上过去。

月底要报销费用。各部门的票据交上来。票据五花八门。有出租车票。有餐饮发票。有火车票。行政助理一张张整理。出租车票按时间排好。餐饮发票要核对抬头。火车票要检查姓名。贴到报销单上。粘贴要平整。不能重叠。计算总额。计算器按得很快。数字不能出错。总额写在报销单上。报销单交给财务。财务审核后打款。行政助理要跟踪进度。员工会来问报销情况。行政助理要能回答出来。

办公设备有时会故障。打印机卡纸了。行政助理打开打印机盖子。看见纸张卡在滚轮中间。小心抽出纸张。纸张已经皱了。不能再用。换一张新纸试试。打印机正常运转。还有网络问题。同事说上不了网。行政助理检查网线。网线插头松了。按紧插头。网络恢复正常。这些问题看似很小。解决不了影响工作。行政助理要懂一些基本维修。

公司准备举办年会。行政助理负责很多杂事。要联系酒店。要安排餐饮。要准备奖品。酒店场地要看大小。太大显得空。太小坐不下。餐饮菜单要试菜。试菜要挑味道。奖品采购要受欢迎。电子产品大家都喜欢。这些事一步一步做。每天完成一点。压力就不大。

行政助理的工作很琐碎。接电话。整理文件。打扫卫生。订机票。收快递。浇花。接待客人。报销发票。修打印机。办年会。事情一件接一件。不能着急。着急容易出错。必须耐心。必须细心。桌子上永远有做不完的事。做完一件又有新的。这就是行政助理的日常工作。平凡。普通。但是很重要。办公室离不开行政助理。他们让一切井井有条。他们让工作顺利进行。他们的价值体现在每一件小事里。