很多人写文章需要列出参考文献。这是一件麻烦的事情。每个杂志要求不一样。有的要作者全名。有的只要首字母。有的要标题大写。有的只要首字母大写。年份可能放前面。可能放后面。页码有时需要。有时不要。自己做很容易出错。很花时间。

Mendeley是一个软件。它可以帮助我们管理文献。它还可以生成参考文献。用Mendeley可以省去很多麻烦。我们先讲怎么用。再讲它好在哪里。

第一步是收集文献。你读了一篇文章。你可以把这篇文章的PDF文件拖进Mendeley。Mendeley会自动读取信息。它会提取文章标题。它会找到作者名字。它知道期刊名称。它记下出版年份。它识别卷号和页码。这些信息存在Mendeley的数据库里。这就是你的个人文献库。

有时自动读取会出错。PDF文件可能不清楚。信息格式可能混乱。这时你需要手动修改。打开Mendeley软件。找到那篇文章。点击它。右边会出现详细栏目。你可以修改作者名字。你可以改正期刊标题。你可以补充缺失信息。确保每条信息都准确。这很重要。因为后面生成参考文献全靠这些数据。

第二步是整理文献。Mendeley左边有文件夹选项。你可以创建新文件夹。文件夹名字你自己定。你可以按项目分。比如“毕业论文”。你可以按主题分。比如“气候变化”。你可以按重要性分。比如“必读文献”。把文章拖进对应的文件夹。找的时候就很方便。你还可以给文章加标签。写简单的笔记。这些笔记和原文一起保存。

第三步是在写作时引用。你正在用Word写文章。你想引用Mendeley里的一篇文章。你打开Word。找到Mendeley插件。这个插件安装Mendeley时就有。它在Word的工具栏上。你点击它。你的文献库就显示在Word旁边。

你找到想引用的文章。在文章里需要引用的地方点击。选择插入引用。Mendeley会在那里加上一个编号。或者加上作者和年份。这取决于你选的格式。同时文章末尾会出现参考文献列表。这篇文章会自动加进去。格式也是自动排好的。

你想换一种格式。比如你投另一个杂志。这个杂志要求不同的格式。你不用手动改。在Mendeley插件里选择“更换格式”。里面有几千种期刊格式。你找到那个杂志的名字。点击它。所有的引用立刻改变。参考文献列表也立刻更新。格式完全符合杂志要求。你不用操心逗号对不对。不用操心斜体有没有。Mendeley都做好了。

这就是基本的使用过程。看起来很简单。但它带来的好处很大。

第一个好处是准确。人工输入容易犯错。名字拼写可能错。年份可能写错。页码可能漏掉。Mendeley从原始文件读取信息。只要一开始校对好。后面就不会错。生成格式时。它严格按规则来。该有的标点都有。该大写的地方大写。该缩进的地方缩进。参考文献列表总是整齐的。

第二个好处是省时。你写一篇论文。可能要引用几十篇文章。手动整理需要几个小时。用Mendeley。插入引用只要点一下。换格式只要点一下。这些时间可以省下来。你可以多读文献。你可以多思考问题。你可以多修改文章。

第三个好处是管理方便。你读过的文献都在一个地方。你想找以前读过的一句话。你可以在Mendeley里搜索。关键词搜索很快。你不用打开很多文件夹。你不用记住文件名。你的笔记和原文在一起。回顾起来很容易。

第四个好处是协作共享。你可以把整个文献库发给合作者。你们用同样的数据库。引用不会混乱。你们可以共享笔记。知道对方对某篇文章的看法。团队工作更顺畅。

Mendeley是免费的。任何人都可以下载。它还有网络版。你可以在不同电脑上同步。办公室电脑存了文献。家里电脑也能看到。手机上也能看。很方便。

当然它也不是完美的。自动提取信息有时不准。需要花时间检查。第一次使用要学习。熟悉了以后就快了。软件偶尔会有小问题。更新后会修复。

很多人开始不愿意用。觉得学习新东西麻烦。但用过的人基本都继续用。因为确实节省精力。学生用它写学位论文。研究人员用它写期刊文章。教授用它写书。它的原理就是把重复劳动交给电脑。让人做更有创造性的工作。

要开始使用Mendeley。你可以去它的官网。下载电脑软件。安装Word插件。导入你已有的PDF文件。检查一遍信息是否正确。试着在Word里插入几次引用。换个格式试试。一开始可能不熟练。多用几次就熟悉了。

你不用担心文献丢失。定期备份数据库就行。你可以导出整个库。存在安全的地方。

总之Mendeley是一个工具。它解决参考文献的格式问题。它管理你的阅读材料。它让你写作更顺利。它很简单。很实用。