管理是一种常见活动。人们一起做事就需要管理。家庭需要管理。学校需要管理。公司需要管理。国家也需要管理。管理的目的是把事情做好。管理让团队有方向。管理让资源被利用。管理让目标能实现。

管理有几项基本职能。这些职能是计划、组织、领导、控制。这些职能互相联系。它们一起构成管理的过程。我们先说计划职能。计划是管理的第一步。计划就是提前想好做什么。计划需要设定目标。目标必须清楚明确。比如一个商店的目标是每月卖出100件商品。目标不能模糊。模糊的目标没有用处。

计划需要思考如何达到目标。思考需要信息。信息来自市场。信息来自顾客。信息来自过去的数据。收集信息很重要。没有信息计划就不可靠。计划要考虑各种情况。可能有好的情况。可能有坏的情况。计划需要准备不同的方案。主要的方案用来执行。备用的方案应对变化。

计划还需要安排时间。什么事情先做。什么事情后做。每件事情需要多少时间。时间的安排要合理。太紧的时间会让人压力大。太松的时间会降低效率。计划也要考虑资源。资源包括钱、物品、人力。资源总是有限的。计划要让资源用在最重要的地方。计划最后要写成文件。文件让大家都知道目标。文件让大家知道该怎么做。没有文件的计划容易忘记。没有文件的计划容易混乱。

我们接着说组织职能。组织就是分配任务。组织就是建立结构。一群人一起工作必须有结构。结构规定谁负责什么。结构规定谁向谁报告。一个好的结构让人清楚自己的位置。混乱的结构让人不知道做什么。组织结构通常像一棵树。最上面是高层管理者。中间是中层管理者。下面是普通员工。高层做重大决定。中层传达决定并监督执行。员工负责具体工作。

组织需要分工。分工是把大任务分成小任务。每个人做自己擅长的事。分工提高工作效率。分工让人更专业。组织也需要合作。分工之后必须合作。合作让不同的任务连接起来。合作需要沟通。沟通包括开会、谈话、写邮件。没有沟通合作就无法进行。

组织还需要分配权力。权力是做出决定的资格。高层有大的权力。中层有中的权力。员工有小的权力。权力必须和责任一致。有权力的人必须承担责任。有责任的人应该拥有相应权力。只给责任不给权力，工作很难开展。只给权力不给责任，权力可能被滥用。

组织要提供必要的条件。条件包括工作场所、工具、设备。条件也包括培训。员工需要学习技能。培训让员工能力更强。好的组织让团队像一台机器。每个零件在正确的位置。每个零件正常运转。整台机器就能高效工作。

我们再说领导职能。领导是指挥和影响别人。领导让员工愿意工作。领导让员工努力向上。领导不是简单的命令。命令可能让人服从。但命令不能让人真心付出。好的领导懂得激励。激励就是调动人的积极性。激励的方法有很多。表扬是一种激励。表扬让人感到被认可。奖励也是一种激励。奖励包括奖金、升职、荣誉。公平的奖励很重要。不公平的奖励会引起不满。

领导需要树立榜样。领导自己必须努力工作。领导自己必须遵守规则。领导言行一致，员工才会信任。领导也要关心员工。关心员工的生活。关心员工的困难。员工感到被关心，会更忠诚于团队。领导需要善于沟通。沟通是双向的。领导要听员工的想法。员工的想法可能有价值。领导也要清楚解释决定。员工明白为什么做，才会做得更好。

领导要处理矛盾。团队中总有不同意见。矛盾如果积累，会破坏合作。领导要及时发现矛盾。领导要公平解决矛盾。解决矛盾需要耐心。解决矛盾需要智慧。领导还要做出困难的决定。有时必须批评人。有时必须调整人员。这些决定不容易。但领导必须敢于面对。

最后说控制职能。控制是检查工作进展。控制是纠正偏差。没有控制，计划可能落空。控制的第一步是设定标准。标准是衡量工作的尺子。标准来自计划的目标。生产数量可以是标准。完成时间可以是标准。质量标准也可以是标准。

控制的第二步是测量实际表现。测量需要收集数据。数据要真实准确。假的数据没有意义。管理者要观察现场。管理者要查看报告。测量必须定期进行。每天测量。每周测量。每月测量。不定期的测量会错过问题。

控制的第三步是比较。比较实际表现和标准。看看是否一致。如果实际表现达到标准，工作正常。如果实际表现超过标准，表现优秀。如果实际表现低于标准，出现了问题。问题需要被重视。

控制的第四步是采取行动。对于优秀的表现，可以给予奖励。对于出现的问题，必须找出原因。原因可能很多。可能是计划不周到。可能是员工不努力。可能是外部环境变化。找到原因才能解决问题。解决问题的行动要迅速。拖延会让问题变大。行动可能包括调整计划。行动可能包括增加培训。行动可能包括更换方法。行动的目标是让工作回到正轨。

控制不能太松。太松的控制等于没有控制。控制也不能太紧。太紧的控制让人失去自由。太紧的控制会压制创造力。好的控制是适度的控制。控制是为了帮助实现目标。控制不是为了显示权力。

管理的四项职能是一个整体。计划为管理提供方向。组织为管理搭建框架。领导为管理注入动力。控制为管理保证结果。它们循环进行。计划之后需要组织。组织之后需要领导。领导之后需要控制。控制的结果又为新计划提供信息。管理就是这样不断向前。

管理工作很实际。它发生在每一天。它发生在每一件事。小卖部的店主在管理。他计划进货的种类和数量。他组织货架的摆放。他热情招呼顾客，这是领导。他清点存货和收入，这是控制。学校的老师在管理。他计划教学进度。他组织课堂活动。他鼓励学生学习，这是领导。他批改作业和考试，这是控制。家庭的父母也在管理。他们计划家庭开支。他们分配家务劳动。他们教导孩子，这是领导。他们检查孩子的学习，这是控制。

管理需要知识。管理更需要实践。从实践中学习管理。从错误中学习管理。管理没有完美。管理始终可以改进。理解这些基本职能。应用这些基本职能。工作会更有序。团队会更有效。目标会更接近。这是管理的意义。